SteuerClara GmbH

Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB) und Anhang A – Leistungsbeschreibung für „SteuerClara“ – KI-Telefonassistenz für Steuerberatungskanzleien


TEIL 1 – Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB)

der SteuerClara GmbH, Donaustraße 44, c/o Code University GmbH, 12043 Berlin (nachfolgend „Anbieter“) für die Bereitstellung der KI-gestützten Telefonassistenz „SteuerClara“ gegenüber Steuerberatungskanzleien und vergleichbaren Berufsträgern (nachfolgend „Kunde“).

§ 1 Geltungsbereich, Vertragspartner

• (1) Diese AGB gelten für alle Verträge über die Bereitstellung der KI-Telefonassistenz „SteuerClara“ einschließlich Onboarding, Einrichtung und Support (nachfolgend „Leistungen“), die zwischen der SteuerClara GmbH und dem Kunden geschlossen werden.

• (2) Das Angebot des Anbieters richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne von § 14 BGB, juristische Personen des öffentlichen Rechts und öffentlich-rechtliche Sondervermögen. Ein Vertragsschluss mit Verbrauchern im Sinne von § 13 BGB findet nicht statt. Der Kunde sichert mit Abschluss des Vertrages zu, dass er den Vertrag in Ausübung seiner gewerblichen oder selbständigen beruflichen Tätigkeit schließt.

• (3) Entgegenstehende, abweichende oder ergänzende Allgemeine Geschäftsbedingungen des Kunden werden nicht Vertragsbestandteil, es sei denn, der Anbieter stimmt ihrer Geltung ausdrücklich schriftlich zu.

• (4) Individuelle Vereinbarungen im jeweiligen Angebot bzw. in der Vereinbarung (z. B. Angebots-Nr., Preise, Kontingente) gehen den nachfolgenden Bestimmungen im Kollisionsfall vor.

§ 2 Vertragsschluss

• (1) Die Darstellung der Leistungen auf der Website, in Präsentationen oder in einem Angebotsdokument stellt kein bindendes Angebot des Anbieters dar, sondern eine Aufforderung an den Kunden, seinerseits ein Angebot abzugeben.

• (2) Der Vertrag kommt durch rechtsverbindliche Unterzeichnung des Angebotsdokuments (Angebots-Nr., Datum) durch den Kunden sowie die anschließende Bestätigung bzw. tatsächliche Erbringung der Onboarding-Leistungen durch den Anbieter zustande. Der Anbieter ist nicht verpflichtet, ein unterzeichnetes Angebot anzunehmen; er kann die Annahme innerhalb von zwei Wochen ohne Angabe von Gründen ablehnen.

• (3) Die Angaben in einem Angebot sind, sofern nicht ausdrücklich als verbindlich gekennzeichnet, freibleibend und ab dem angegebenen Gültigkeitsdatum nicht mehr bindend.

§ 3 Leistungsbeschreibung, Vertragsart

• (1) Gegenstand des Vertrages ist die entgeltliche, zeitlich befristete Überlassung eines cloudbasierten KI-Sprachassistenzsystems zur Nutzung über das Internet (Software as a Service) nebst dazugehörigen Onboarding-, Schulungs- und Supportleistungen gemäß der Leistungsbeschreibung in Anhang A, der Bestandteil dieses Vertrages ist.

• (2) Der Vertrag über die laufende Bereitstellung von SteuerClara ist ein Vertrag mit dienst- bzw. mietvertraglichem Schwerpunkt (§§ 611, 535 BGB analog); geschuldet ist die Verfügbarhaltung und der Betrieb der Software mit der in Anhang A beschriebenen Funktionalität, nicht jedoch ein bestimmter wirtschaftlicher oder inhaltlicher Erfolg der KI-gestützten Anrufbearbeitung im Einzelfall. Für einzelne, gesondert beauftragte Werkleistungen (z. B. individuelle Anpassungsprogrammierung) gilt ergänzend Werkvertragsrecht, sofern dies gesondert vereinbart wird.

• (3) Der Anbieter ist berechtigt, die Leistungen unter Wahrung des vertraglich vereinbarten Funktionsumfangs technisch weiterzuentwickeln, insbesondere zugrundeliegende KI-/Sprachmodelle, Subunternehmer oder Infrastruktur auszutauschen, sofern die Funktionalität für den Kunden dadurch nicht wesentlich verschlechtert wird.

§ 4 Testphase, Vertragslaufzeit und Kündigung

• (1) Der Vertrag beginnt mit einer Testphase von drei (3) Monaten ab dem im Angebot vereinbarten Bereitstellungsdatum. Die Testphase kann vom Kunden jederzeit, auch ohne Einhaltung einer Frist, in Textform (§ 126b BGB, z. B. per E-Mail) zum jeweiligen Wirkungszeitpunkt gekündigt werden.

• (2) Wird der Vertrag während der Testphase nicht gekündigt, geht er nahtlos in eine reguläre Vertragslaufzeit von sechs (6) Monaten ab Ablauf der Testphase über, ohne dass es einer weiteren Erklärung des Kunden bedarf.

• (3) Nach Ablauf der sechsmonatigen regulären Laufzeit verlängert sich der Vertrag automatisch um jeweils weitere sechs (6) Monate, sofern er nicht von einer der Parteien mit einer Frist von sechs (6) Wochen zum Ende der jeweiligen Laufzeit in Textform gekündigt wird.

• (4) Das Recht beider Parteien zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund gemäß § 314 BGB bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund für den Anbieter liegt insbesondere vor bei Zahlungsverzug des Kunden von mehr als sechs Wochen mit einem nicht unerheblichen Betrag oder bei wiederholtem Verstoß des Kunden gegen die Pflichten aus § 6 und § 7 dieser AGB trotz Abmahnung.

• (5) Mit Beendigung des Vertrages endet der Zugriff des Kunden auf SteuerClara; auf Verlangen des Kunden werden gespeicherte Transkripte und personenbezogene Daten innerhalb angemessener Frist gemäß den Vorgaben der Auftragsverarbeitungsvereinbarung exportiert bzw. gelöscht.

§ 5 Preise und Zahlungsbedingungen

• (1) Es gelten die im jeweiligen Angebot ausgewiesenen Preise, netto zzgl. der jeweils geltenden gesetzlichen Umsatzsteuer.

• (2) Die monatliche Grundgebühr sowie die einmalige Einrichtungsgebühr (Onboarding) sind jeweils zum vereinbarten Fälligkeitstermin zur Zahlung fällig; die Grundgebühr wird monatlich im Voraus in Rechnung gestellt.

• (3) Im monatlichen Inklusivkontingent enthaltene KI-Minuten, Weiterleitungsminuten und Supportstunden werden pro Kalendermonat abgerechnet; nicht verbrauchte Kontingente verfallen ersatzlos zum jeweiligen Monatsende und werden nicht in Folgemonate übertragen oder erstattet.

• (4) Über das Inklusivkontingent hinausgehende Nutzung wird nachträglich zu den im Angebot genannten Einheitenpreisen (KI-Minute, Weiterleitungsminute, Supportstunde) abgerechnet und mit der Rechnung des Folgemonats fällig gestellt.

• (5) Der Anbieter ist berechtigt, die Grundgebühr sowie die Einheitenpreise mit Wirkung zum Beginn einer Verlängerungslaufzeit (§ 4 Abs. 3) unter Wahrung einer Ankündigungsfrist von sechs Wochen anzupassen, soweit dies zum Ausgleich gestiegener Kosten für Infrastruktur, Telekommunikation oder Modellanbieter erforderlich ist. Erhöht sich die Grundgebühr um mehr als 10 % innerhalb von zwölf Monaten, steht dem Kunden ein Sonderkündigungsrecht zum Wirksamwerden der Erhöhung zu.

• (6) Bei Zahlungsverzug ist der Anbieter berechtigt, Verzugszinsen gemäß § 288 BGB zu berechnen sowie nach vorheriger Ankündigung den Zugang zu SteuerClara vorübergehend zu sperren, bis die offenen Forderungen beglichen sind.

§ 6 Mitwirkungspflichten des Kunden, menschliche Kontrolle (Human-in-the-Loop)

• (1) Der Kunde ist verpflichtet, dem Anbieter die für Einrichtung und Betrieb erforderlichen Informationen, Zugänge (u. a. zu DATEV, Outlook, Telefonanlage/Rufnummer) und Inhalte (z. B. Kanzleibroschüren, Wissensdokumente) rechtzeitig und in verwendungsfähiger Form zur Verfügung zu stellen.

• (2) SteuerClara ist ein KI-gestütztes System auf Basis großer Sprachmodelle. Trotz sorgfältiger Konfiguration kann nicht ausgeschlossen werden, dass das System Anliegen fehlinterpretiert, unvollständig erfasst, unzutreffend kategorisiert, fälschlich Dringlichkeiten oder Stimmungen erkennt oder inhaltlich unzutreffende Angaben generiert („KI-Fehlleistungen/Halluzinationen“).

• (3) Der Kunde ist daher verpflichtet, ein angemessenes menschliches Kontrollverfahren (Human-in-the-Loop) zu etablieren und sicherzustellen, dass sämtliche von SteuerClara erfassten Anliegen, generierten Terminvorschläge, Weiterleitungen, Stammdatenabgleiche und Transkripte vor rechtlich oder wirtschaftlich relevanter Weiterverwendung – insbesondere vor Fristennotierung, Mandatsbearbeitung oder Kommunikation gegenüber Finanzbehörden – durch fachkundiges Personal der Kanzlei geprüft und plausibilisiert werden. SteuerClara ersetzt nicht die berufsrechtlich gebotene eigenverantwortliche Prüfung durch den Steuerberater.

• (4) Der Kunde bleibt in jedem Fall alleinverantwortlich für die Einhaltung von Fristen, die materielle Richtigkeit steuerlicher oder rechtlicher Auskünfte sowie für sämtliche berufsrechtlichen Pflichten (u. a. StBerG, BOStB); der Anbieter erbringt insoweit keine steuerberatende Tätigkeit und keine Rechtsberatung.

• (5) Der Kunde benennt einen fachlich geeigneten Ansprechpartner für die Zusammenarbeit mit dem Anbieter und stellt eine für den Support erreichbare Kontaktperson sicher.

§ 7 Pflichten des Kunden nach der EU-KI-Verordnung und der DSGVO

• (1) Der Kunde ist im Verhältnis zu seinen Mandanten, Anrufenden und sonstigen Dritten für die Einhaltung sämtlicher datenschutz- und aufsichtsrechtlicher Pflichten im Zusammenhang mit dem Einsatz von SteuerClara verantwortlich, soweit diese Pflichten nicht ausdrücklich dem Anbieter als Auftragsverarbeiter in einer gesonderten Auftragsverarbeitungsvereinbarung (AVV) zugewiesen sind.

• (2) Der Kunde verpflichtet sich insbesondere, seiner Hinweispflicht gemäß Art. 50 EU-KI-Verordnung (Verordnung (EU) 2024/1689) nachzukommen und Anrufende zu Beginn eines jeden Telefonats klar und verständlich darüber zu informieren, dass sie mit einem KI-System interagieren, sofern dies nicht bereits systemseitig durch eine entsprechende Ansage von SteuerClara automatisiert erfolgt; in letzterem Fall obliegt dem Kunden die Kontrolle, dass die Ansage aktiviert und inhaltlich zutreffend konfiguriert ist.

• (3) Der Kunde verpflichtet sich, vor bzw. bei Beginn der Aufzeichnung und Transkription von Telefonaten die nach Art. 6, 7 DSGVO sowie ggf. § 201 StGB erforderliche Rechtsgrundlage bzw. Einwilligung der Anrufenden einzuholen oder auf andere Weise für eine rechtmäßige Verarbeitung zu sorgen, sowie seine Informationspflichten gemäß Art. 13/14 DSGVO gegenüber Anrufenden und Mandanten zu erfüllen (z. B. durch entsprechende Datenschutzhinweise, Website-Hinweise oder Ansagetexte).

• (4) Der Kunde ist verantwortlich für die Durchführung einer etwaig erforderlichen Datenschutz-Folgenabschätzung (Art. 35 DSGVO) sowie für die Einstufung und ggf. Meldung von SteuerClara im Rahmen eigener KI-Governance- und Risikomanagementpflichten, soweit ihn solche treffen.

• (5) Verletzt der Kunde die vorgenannten Pflichten, stellt er den Anbieter von sämtlichen Ansprüchen Dritter (einschließlich Bußgeldern, soweit dem Anbieter kein eigenes Verschulden zur Last fällt) frei, die auf einer solchen Pflichtverletzung beruhen.

§ 8 Gewährleistung, KI-spezifischer Haftungsausschluss

• (1) Der Anbieter gewährleistet, dass SteuerClara während der Vertragslaufzeit im Wesentlichen entsprechend der Leistungsbeschreibung in Anhang A zur Nutzung bereitgestellt wird.

• (2) Aufgrund der Funktionsweise generativer KI- und Spracherkennungssysteme kann der Anbieter nicht gewährleisten, dass die von SteuerClara erfassten, kategorisierten, transkribierten oder weitergeleiteten Inhalte in jedem Einzelfall vollständig, inhaltlich korrekt oder fehlerfrei sind. Insbesondere übernimmt der Anbieter keine Gewähr für: (a) die zutreffende Erkennung von Dringlichkeit, Stimmung oder Anliegen, (b) die Vollständigkeit oder Richtigkeit erstellter Transkripte, (c) die korrekte Zuordnung von Anrufenden zu VIP-Mandanten, Finanzbeamten oder Mitarbeitenden, sowie (d) die inhaltliche Richtigkeit von Antworten auf Basis der bereitgestellten Website- oder PDF-Wissensbasis.

• (3) Mängel, die auf fehlerhaften, unvollständigen oder veralteten Informationen beruhen, die der Kunde selbst bereitgestellt hat (z. B. Wissensdatenbank, DATEV-Stammdaten), begründen keinen Sachmangel der Leistung des Anbieters.

• (4) Zeigt der Kunde einen Mangel an, wird der Anbieter innerhalb angemessener Frist Nacherfüllung durch Konfigurationsanpassung oder Fehlerbehebung leisten. Weitergehende Ansprüche richten sich nach § 9.

§ 9 Allgemeine Haftungsbeschränkung

• (1) Der Anbieter haftet unbeschränkt für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit, für die Verletzung von Leben, Körper und Gesundheit sowie nach den zwingenden Vorschriften des Produkthaftungsgesetzes.

• (2) Bei leicht fahrlässiger Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht (Kardinalpflicht), deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrages überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf, ist die Haftung des Anbieters der Höhe nach begrenzt auf den bei Vertragsschluss vorhersehbaren, vertragstypischen Schaden, maximal jedoch begrenzt auf die vom Kunden in den letzten zwölf (12) Monaten vor dem schadensauslösenden Ereignis gezahlte Vergütung (netto).

• (3) Im Übrigen ist die Haftung des Anbieters für leicht fahrlässige Pflichtverletzungen ausgeschlossen; dies gilt insbesondere für mittelbare Schäden, entgangenen Gewinn, Reputationsschäden sowie Ansprüche Dritter (z. B. Mandanten des Kunden), soweit diese nicht bereits von § 8 Abs. 2 erfasst sind.

• (4) Die vorstehenden Haftungsbeschränkungen gelten entsprechend zugunsten der Organe, gesetzlichen Vertreter, Erfüllungs- und Verrichtungsgehilfen des Anbieters.

• (5) Eine Änderung der Beweislast zum Nachteil des Kunden ist mit den vorstehenden Regelungen nicht verbunden.

§ 10 Haftung für Drittanbieter-Schnittstellen und Netzausfälle

• (1) Der Betrieb von SteuerClara setzt den Einsatz von Diensten und Schnittstellen Dritter voraus, insbesondere von Anbietern großer Sprachmodelle (Large Language Models), Telekommunikations- und Netzbetreibern, Hosting-Anbietern sowie Schnittstellen zu DATEV und Microsoft Outlook (nachfolgend „Drittdienste“).

• (2) Für Ausfälle, Verzögerungen, Fehlfunktionen, Kapazitätsengpässe, Sicherheitsvorfälle oder inhaltliche Fehler der Drittdienste, die außerhalb des Einfluss- und Kontrollbereichs des Anbieters liegen, haftet der Anbieter nicht, soweit er den Ausfall nicht selbst zu vertreten hat und die Auswahl des jeweiligen Drittdienstes mit der im Verkehr erforderlichen Sorgfalt erfolgt ist.

• (3) Insbesondere haftet der Anbieter nicht für Nichterreichbarkeit, Sprachqualitätsminderungen oder Verbindungsabbrüche, die auf Störungen im Telefonnetz, im Internetzugang des Kunden oder in Netzen vor- oder nachgelagerter Telekommunikationsanbieter beruhen, sowie nicht für vorübergehende Nichtverfügbarkeit oder inhaltliche Antwortfehler, die auf Ausfällen oder Fehlfunktionen der eingesetzten KI-Modell-APIs (z. B. Rate-Limits, Modell-Downtime, Modelländerungen der jeweiligen Anbieter) beruhen.

• (4) Der Anbieter wird den Kunden über bekannt gewordene, wesentliche Störungen von Drittdiensten, die den Betrieb von SteuerClara beeinträchtigen, unverzüglich informieren und in zumutbarem Umfang auf eine Wiederherstellung hinwirken.

§ 11 Datenschutz und Auftragsverarbeitung

• (1) Soweit der Anbieter im Rahmen der Leistungserbringung personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden verarbeitet (insbesondere Gesprächsaufzeichnungen, Transkripte, Anrufer- und Mandantendaten), schließen die Parteien vor Beginn der Verarbeitung eine gesonderte Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO, die dieser AGB als Anlage beigefügt wird bzw. gesondert vereinbart wird.

• (2) Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich auf Servern innerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums, soweit im Rahmen der Auftragsverarbeitungsvereinbarung nicht ausdrücklich abweichend geregelt.

§ 12 Vertraulichkeit

• (1) Beide Parteien verpflichten sich, alle im Rahmen der Vertragsdurchführung erlangten vertraulichen Informationen der jeweils anderen Partei streng vertraulich zu behandeln und nur zur Vertragsdurchführung zu verwenden. Dies gilt insbesondere für Mandanten- und Steuerdaten, die dem Anbieter im Rahmen des Betriebs von SteuerClara zur Kenntnis gelangen.

• (2) Die Verpflichtung gilt für die Dauer des Vertrages sowie für einen Zeitraum von drei Jahren nach dessen Beendigung fort.

§ 13 Änderungen der Leistungen und dieser AGB

• (1) Der Anbieter ist berechtigt, den Funktionsumfang von SteuerClara im Rahmen der technischen Weiterentwicklung anzupassen, sofern hierdurch der vertraglich vereinbarte Kernfunktionsumfang gemäß Anhang A nicht wesentlich eingeschränkt wird.

• (2) Der Anbieter kann diese AGB mit Wirkung für die Zukunft ändern, soweit dies zur Anpassung an geänderte Rechtslage, Rechtsprechung oder technische Rahmenbedingungen erforderlich ist. Änderungen werden dem Kunden mindestens sechs Wochen vor Inkrafttreten in Textform mitgeteilt. Widerspricht der Kunde nicht innerhalb von vier Wochen nach Zugang der Mitteilung, gelten die geänderten Bedingungen als angenommen; hierauf wird der Kunde in der Änderungsmitteilung gesondert hingewiesen. Im Falle eines Widerspruchs gilt der Vertrag zu den bisherigen Bedingungen fort; dem Anbieter steht in diesem Fall ein Sonderkündigungsrecht zum nächstmöglichen Termin zu.

§ 14 Schlussbestimmungen

• (1) Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts (CISG).

• (2) Ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit diesem Vertrag ist, soweit gesetzlich zulässig, der Sitz des Anbieters (Berlin).

• (3) Änderungen und Ergänzungen dieses Vertrages bedürfen der Textform (§ 126b BGB); dies gilt auch für die Änderung dieses Schriftformerfordernisses.

• (4) Sollte eine Bestimmung dieser AGB unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt. Die Parteien verpflichten sich, die unwirksame Bestimmung durch eine ihr im wirtschaftlichen Ergebnis möglichst nahekommende wirksame Regelung zu ersetzen.

• (5) Der Kunde kann Rechte und Pflichten aus diesem Vertrag nur mit vorheriger schriftlicher Zustimmung des Anbieters an Dritte übertragen.

TEIL 2 – Anhang A: Leistungsbeschreibung „SteuerClara“

Dieser Anhang konkretisiert Gegenstand und Umfang der vom Anbieter geschuldeten Leistung. Er ist Bestandteil der AGB. Formulierungen wie „der Anbieter ermöglicht…“ oder „stellt bereit…“ beschreiben den vertraglich geschuldeten Diensteumfang; sie begründen keine Erfolgs- oder Ergebnisgarantie im Sinne eines Werkvertrages.

A.1 Vertragsgegenstand

Der Anbieter stellt dem Kunden die cloudbasierte, sprachgesteuerte KI-Telefonassistenz „SteuerClara“ zur Nutzung über die vereinbarte Telefonnummer der Kanzlei bereit. SteuerClara nimmt eingehende Telefonanrufe entgegen, verarbeitet die gesprochene Sprache mittels KI-gestützter Spracherkennung und -generierung und führt die in A.2 beschriebenen Funktionen aus. Geschuldet ist der Betrieb des Systems entsprechend dem nachfolgend beschriebenen Funktionsumfang als Dienstleistung; nicht geschuldet ist ein bestimmtes inhaltliches Ergebnis der Anrufbearbeitung im Einzelfall (vgl. § 8 AGB).

A.2 Funktionsumfang

Anruf-Intelligenz

• Automatische Anliegen-Qualifizierung: Der Anbieter ermöglicht die automatisierte, KI-gestützte Erfassung und Kategorisierung von Anrufanliegen vor Weiterleitung.

• Automatische Mitarbeiterzuordnung: Der Anbieter ermöglicht die Weiterleitung von Anrufen an vom Kunden hinterlegte Zuständigkeiten auf Basis der erkannten Anliegenskategorie.

• Warm Transfer: Der Anbieter ermöglicht, dass SteuerClara den zuständigen Mitarbeitenden vor Anrufannahme über Mandant und Anliegen informiert; die Entscheidung über Annahme des Anrufs verbleibt beim Kanzleiteam.

• VIP-Mandantenerkennung: Der Anbieter ermöglicht eine bevorzugte Behandlung von durch den Kunden als „VIP“ hinterlegten Mandanten auf Basis der vom Kunden bereitgestellten Stammdaten.

• Finanzamt-Erkennung: Der Anbieter ermöglicht auf Basis der DATEV-Integration eine automatisierte Zuordnung anrufender Finanzbeamter zu zuständigen Mitarbeitenden; die Erkennungsgenauigkeit hängt von der Vollständigkeit und Aktualität der vom Kunden gepflegten DATEV-Stammdaten ab.

• Stimmungs- & Emotionserkennung: Der Anbieter ermöglicht eine KI-gestützte, indikative Einschätzung von Stimmung und Dringlichkeit des Anrufenden zur Priorisierung; die Einschätzung ist unverbindlicher, technisch bedingter Anhaltspunkt und ersetzt keine menschliche Beurteilung (vgl. § 6 AGB).

Stimme & Sicherheit

• Auswahl aus zwölf (12) vorkonfigurierten synthetischen Sprachstimmen durch den Kunden.

• Hosting der Sprachverarbeitung und Datenspeicherung auf Servern innerhalb Deutschlands bzw. der EU/des EWR, unter Beachtung der jeweils geltenden Auftragsverarbeitungsvereinbarung.

Integration & Dokumentation

• Outlook-Kalendereinbindung: Der Anbieter ermöglicht einen fortlaufend synchronisierten Abgleich von Terminen mit dem vom Kunden bereitgestellten Outlook-Kalender im Rahmen der technischen Möglichkeiten der Microsoft-Schnittstelle.

• DATEV-Integration: Der Anbieter ermöglicht den lesenden und aktualisierenden Zugriff auf Mandantenstammdaten über die von DATEV bereitgestellte Schnittstelle; Verfügbarkeit und Funktionsumfang der Schnittstelle liegen im Verantwortungsbereich von DATEV eG (vgl. § 10 AGB).

• Website- & Wissensanalyse: Der Anbieter ermöglicht die automatisierte Beantwortung von Standardfragen auf Basis der vom Kunden freigegebenen Website-Inhalte.

• PDF-Wissensbasis: Der Anbieter ermöglicht dem Kunden das Hochladen von Kanzleibroschüren und sonstigen Dokumenten im PDF-Format zur Nutzung als Wissensgrundlage für SteuerClara. Für Aktualität und inhaltliche Richtigkeit der hochgeladenen Dokumente ist der Kunde verantwortlich.

• Individuelle Terminerstellung: Der Anbieter ermöglicht die Konfiguration kanzleispezifischer Termintypen und Buchungsregeln durch den Kunden bzw. auf dessen Anweisung im Rahmen des Onboardings.

• Automatische E-Mail-Weiterleitung: Der Anbieter ermöglicht die automatisierte Benachrichtigung des Kanzleiteams per E-Mail über eingehende Anrufe.

• Transkription: Der Anbieter ermöglicht die automatisierte, KI-gestützte Erstellung durchsuchbarer Gesprächsprotokolle. Für Vollständigkeit und wortgetreue Richtigkeit der Transkription wird keine Gewähr übernommen (vgl. § 8 AGB); rechtlich relevante Inhalte sind vom Kunden zu verifizieren.

• Transparente Weiterleitungsregeln: Der Kunde erhält die Möglichkeit, Weiterleitungsregeln selbst einzusehen und im Rahmen der im Onboarding festgelegten Konfigurationsoptionen anzupassen.

• Blacklist-Synchronisierung: Der Anbieter ermöglicht die Hinterlegung und automatisierte Anwendung einer vom Kunden gepflegten Sperrliste unerwünschter Anrufender.

Onboarding & Service

• Vollständiges Onboarding: Einmalige Einrichtung von SteuerClara in die bestehenden Kanzleiprozesse einschließlich Erläuterung der Funktionen, gegen die im Angebot ausgewiesene einmalige Einrichtungsgebühr.

• Support: Zehn (10) Stunden persönlicher Support pro Kalendermonat sind im Grundpreis enthalten; darüberhinausgehender Support wird zum vereinbarten Stundensatz abgerechnet und setzt eine Anfrage des Kunden voraus.

• Schulungen: Einführung in neue Funktionen im Rahmen des laufenden Supportkontingents.

A.3 Kontingente, Mehrverbrauch und Abrechnung

• Im monatlichen Grundpreis enthalten sind 600 KI-Minuten sowie 600 Weiterleitungsminuten pro Kalendermonat sowie zehn (10) Supportstunden pro Kalendermonat.

• Nicht verbrauchte Kontingente (KI-Minuten, Weiterleitungsminuten, Supportstunden) verfallen ersatzlos zum jeweiligen Monatsende und werden nicht gutgeschrieben, übertragen oder erstattet.

• Mehrverbrauch wird zu folgenden Sätzen abgerechnet: KI-Minute über Kontingent 0,30 € / Minute; Weiterleitungsminute über Kontingent 0,02 € / Minute; Supportstunde über Kontingent 70,00 € / Stunde. Alle Preise netto zzgl. gesetzlicher Umsatzsteuer.

• Die DATEV-Integration ist im vereinbarten Grundpreis enthalten, obwohl sie regulär mit 85 € / Monat bepreist wird.

• Die einmalige Einrichtungs-/Onboardingpauschale beträgt 750 € netto und wird unabhängig vom weiteren Vertragsverlauf mit Beginn der Einrichtungsleistungen fällig.

A.4 Leistungsgrenzen – was nicht geschuldet ist

• Nicht geschuldet ist eine fehlerfreie, vollständige oder in jedem Einzelfall inhaltlich zutreffende automatisierte Bearbeitung von Anrufen; geschuldet ist der Betrieb eines nach dem Stand der Technik konfigurierten KI-Systems mit den in A.2 beschriebenen Funktionen (Best-Effort-Charakter der inhaltlichen KI-Ergebnisse).

• Nicht geschuldet sind steuerliche, rechtliche oder betriebswirtschaftliche Beratungsleistungen; SteuerClara ist ein technisches Hilfsmittel zur Anrufannahme und -vorqualifizierung, keine Steuerberatung im Sinne des StBerG.

• Nicht geschuldet ist eine bestimmte Erreichbarkeits- oder Verfügbarkeitsquote, sofern nicht gesondert ein Service-Level-Agreement vereinbart wird; Ausfallzeiten Dritter gemäß § 10 AGB begründen keinen Mangel.

• Nicht geschuldet ist die Einrichtung oder Pflege der zugrundeliegenden Fach- bzw. Drittsysteme des Kunden (DATEV, Outlook, Telefonanlage) über die reine Schnittstellenanbindung hinaus; deren ordnungsgemäßer Betrieb obliegt dem Kunden bzw. den jeweiligen Drittanbietern.

• Nicht geschuldet ist die datenschutz- und aufsichtsrechtliche Compliance des Kunden (Hinweispflichten nach Art. 50 EU-KI-VO, Einwilligungen nach DSGVO); diese obliegt gemäß § 7 AGB dem Kunden.

A.5 Mitwirkung und technische Voraussetzungen

• Der Kunde stellt eine funktionsfähige, für die Anbindung geeignete Telefonnummer sowie erforderliche Zugangsdaten zu DATEV und Microsoft 365/Outlook rechtzeitig vor dem vereinbarten Einrichtungstermin zur Verfügung.

• Der Kunde benennt Ansprechpartner für Onboarding und laufenden Betrieb und stellt sicher, dass hochgeladene Wissensdokumente (PDF, Website-Inhalte) aktuell und freigegeben sind.

• Der Kunde konfiguriert bzw. lässt konfigurieren, welche Ansagen (u. a. KI-Hinweis gemäß Art. 50 EU-KI-VO, Einwilligungshinweise zur Aufzeichnung) zu Gesprächsbeginn abgespielt werden, und ist für deren inhaltliche Richtigkeit verantwortlich.
  
  Mit Annahme dieser AGB akzeptiert der Kunde zugleich den unter https://steuerclara.de/avv abrufbaren Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO in der jeweils geltenden Fassung als Bestandteil dieses Vertrags.