Integration · DATEV · Outlook · Telefonanlage
DATEV, Outlook und die Telefonanlage — so hängt die KI-Bürokraft in der Kanzlei
Kurz: Clara läuft mit Ihrer bestehenden Rufnummer, mit Outlook und Google Calendar sowie mit DATEV-Stammdaten für Erkennung und Routing. Sie ersetzt weder DATEV noch Outlook noch die Telefonanlage – und sie gibt keine Steuerberatung. Setup ist Connector und Konfiguration, kein Sekretariat-Neubau.
SteuerClara ist der KI-Telefonassistent für Steuerkanzleien – nicht zu verwechseln mit anderen „Clara“-Produkten (z. B. E-Mail-/DMS-Assistenten).
Bestehende Rufnummer – keine neue Empfangszeile nötig
Clara hängt an der Rufnummer, die Ihre Kanzlei bereits nutzt. Die Anbindung erfolgt über den üblichen SIP-/PSTN-Weg Ihrer Telefonanlage bzw. Ihres Providers. Die Kanzlei stellt den Zugang bereit (Mitwirkungspflicht laut AGB) – Clara baut kein Parallel-Sekretariat auf einer neuen Nummer auf.
Was die Kanzlei liefert
Zugang zur bestehenden Rufnummer bzw. Telefonanlage sowie die nötigen Freigaben beim Provider – damit Clara Anrufe annehmen und bei Bedarf warm übergeben kann.
Kalender: Outlook und Google Calendar
Termine landen im Kalender, den die Kanzlei bereits pflegt. Clara synchronisiert mit Microsoft Outlook / Microsoft 365 und mit Google Calendar. Die Kanzlei stellt den jeweiligen Kalenderzugang bereit; Clara pflegt den Kalender nicht über die Schnittstelle hinaus.
Microsoft Outlook / Microsoft 365
Anbindung an den Kanzlei-Kalender in Outlook bzw. Microsoft 365 – Terminvorschläge und Buchungen landen dort, wo das Team ohnehin plant.
Google Calendar
Ebenso unterstützt: Google Calendar – für Kanzleien, die dort terminieren. Der Zugang kommt von der Kanzlei; Clara ersetzt Google Calendar nicht.
DATEV-Stammdaten: Erkennung und Zuordnung – keine DATEV-Ersatzlösung
Über die DATEV-Schnittstelle (Verantwortung der DATEV eG) gleicht Clara Stammdaten lesend und aktualisierend ab – für Mandanten- und Finanzamt-Zuordnung sowie Routing. Finanzamt-Erkennung steht in allen Plänen zur Verfügung. Clara ersetzt DATEV nicht und pflegt Drittsysteme nicht über die Schnittstelle hinaus.
Stammdaten-Abgleich
Lesender und aktualisierender Abgleich der Stammdaten über die DATEV-Schnittstelle – damit Anrufer und Zuständigkeiten korrekt zugeordnet werden können.
Finanzamt-Erkennung – alle Pläne
Zuordnung über DATEV-Stammdaten inkl. Finanzamt-Erkennung: in allen Plänen verfügbar – ohne Extra-Stufen für diese Erkennung.
Schnittstelle und AVV
Die technische Schnittstelle liegt in der Verantwortung der DATEV eG. DATEV ist im AVV als Subprozessor (Klardaten) ausgewiesen. Technische Verfügbarkeit der Schnittstelle kann variieren – keine absolute Uptime-Zusage.
Warm Transfer und Routing – Annahmeentscheid bleibt beim Team
Clara qualifiziert Anliegen und routet nach Zuständigkeiten (z. B. Fibu, Lohn, Jahresabschluss). Beim Warm Transfer übergibt sie den Anruf an das Team – die Entscheidung über Annahme und Weiterbearbeitung liegt beim Menschen (Human-in-the-Loop), nicht bei der KI.
Was Clara nicht ist – und nicht ersetzt
Clara ist organisatorisches Hilfsmittel am Telefon. Berufsrechtlich und vertraglich klar abgegrenzt:
Keine Steuerberatung und keine vorbehaltenen Tätigkeiten nach dem StBerG.
Kein Ersatz für DATEV, Outlook/Google Calendar oder die Telefonanlage.
Keine Pflege der Drittsysteme über die vereinbarte Schnittstelle hinaus.
Human-in-the-Loop bleibt: fachlich und beruflich relevante Schritte prüft das Kanzleiteam.
Mehr zu Berufsrecht und KI am Telefon: KI-Telefonassistent für Steuerberater.
Onboarding: Zugänge vor dem Termin, dann Konfiguration
Vor dem Setup-Termin stellt die Kanzlei die Zugänge bereit: Rufnummer/Telefonanlage, DATEV sowie Outlook bzw. Google Calendar (je nach genutztem Kalender). Danach folgt die Konfiguration der Connectoren – kein Parallelbetrieb eines zweiten Empfangs. Wer Stammdaten und Anlage pflegt, bleibt die Kanzlei; Clara nutzt die freigegebenen Schnittstellen.
Häufige Fragen
Brauchen wir eine neue Rufnummer?
Nein. Clara arbeitet mit der bestehenden Kanzlei-Rufnummer über SIP/PSTN bzw. Ihre Telefonanlage. Die Kanzlei liefert den Zugang.
Wie kommen Termine in Outlook – und was ist mit Google Calendar?
Clara synchronisiert mit Outlook / Microsoft 365 und mit Google Calendar. Die Kanzlei stellt den Kalenderzugang bereit; Termine landen im bestehenden Kalender.
Was macht die DATEV-Anbindung – und was nicht?
Stammdaten-Abgleich (lesend/aktualisierend) für Mandanten- und Finanzamt-Zuordnung sowie Routing. Kein Ersatz von DATEV, keine Pflege über die Schnittstelle hinaus. Die Schnittstelle verantwortet DATEV eG; Verfügbarkeit kann variieren.
Wie funktioniert Warm Transfer / Weiterleitung?
Clara routet nach Zuständigkeit und kann Anrufe warm an das Team übergeben. Die Annahmeentscheidung bleibt beim Kanzleiteam (Human-in-the-Loop).
Wer pflegt Stammdaten und Telefonanlage?
Die Kanzlei. Clara nutzt freigegebene Zugänge und Schnittstellen; die Pflege von DATEV, Kalender und Anlage über die Schnittstelle hinaus liegt nicht bei Clara.
Wie schnell ist Onboarding?
Sobald Zugänge zu Rufnummer, DATEV und Kalender (Outlook und/oder Google) vorliegen, geht es um Connector-Konfiguration – nicht um den Aufbau eines neuen Sekretariats. Den konkreten Zeitplan klären wir in der Demo.
Systeme klären – Demo vereinbaren
Wenn die Frage nur noch ist, ob Clara mit Rufnummer, Outlook/Google und DATEV läuft: In der Demo gehen wir die Anbindung durch. AVV und Subprozessoren (inkl. DATEV) sind öffentlich einsehbar.
Technischer Hinweis
Die technische Verfügbarkeit der DATEV-Schnittstelle kann variieren. Clara ersetzt keine steuerliche Beratung. Details zu Auftragsverarbeitung und Subprozessoren: /avv · Datenschutz.
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